dnes je 25.6.2022

Input:

Cestovní náhrady - tuzemská pracovní cesta

19.4.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Cestovní náhrady - tuzemská pracovní cesta

Jaroslava Pfeilerová

Základní pravidla poskytování cestovních náhrad jsou uvedena v článku Cestovní náhrady - obecná ustanovení. V tomto textu jsme se zaměřili na problematiku tuzemských pracovních cest (PC), navazující články jsou: Cestovní náhrady - zahraniční pracovní cesta a Cestovní náhrady - pracovní cesta jiným než služebním vozidlem.

Pozor!
Zákoník práce upravuje podmínky pro poskytování cestovních náhrad zvlášť pro podnikatelskou a zvlášť pro nepodnikatelskou sféru.

Nepodnikatelská sféra

Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře může disponovat svěřenými prostředky jen na základě právních předpisů. Pro tyto zaměstnavatele jsou kategoricky stanoveny náhrady, které nelze zvyšovat ani snižovat. Pokud v tomto příspěvku pro zjednodušení použijeme termín "nepodnikatelská sféra", máme na mysli zaměstnavatele, kterým je stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, školská právnická osoba zřízená MŠ, krajem, obcí nebo veřejné neziskové ústavní zdravotnické zařízení.

Podnikatelská sféra

Pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví pouze minimální výši cestovních náhrad, které musí být zaměstnanci vyplaceny. Poskytování vyšších náhrad není nijak omezeno. Tímto přístupem je výrazně posílena úloha kolektivních smluv, vnitřních předpisů, pracovních a jiných smluv. S poskytnutím nadlimitního plnění se však zaměstnavatel musí daňově vypořádat.

Druhy cestovních náhrad

V ustanovení § 156 ZP je uveden výčet náhrad, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu poskytnout. Jedná se o následující náhrady:

  • výdaje za ubytování,

  • zvýšené stravovací výdaje (stravné),

  • jízdní výdaje,

  • jízdní výdaje k návštěvě rodiny,

  • nutné vedlejší výdaje.

I. VÝDAJE ZA UBYTOVÁNÍ

Místo a druh ubytování zaměstnance při pracovní cestě určuje předem zaměstnavatel. Může se jednat např. o hotel, ubytovnu, služební byt apod. Zaměstnanec nemá právo bez závažných důvodů způsob ubytování stanovený zaměstnavatelem měnit. Ve vyúčtování pracovní cesty zaměstnanec vykáže cenu ubytování doloženou dokladem vystaveným příslušným ubytovacím zařízením.

Příklad
Zaměstnanec vykonal třídenní pracovní cestu, v jejímž průběhu byl ubytován v hotelu, který předem určil zaměstnavatel v rámci stanovení podmínek pracovní cesty. Ve vyúčtování zaměstnanec mimo jiné vyčíslil výdaje spojené s ubytováním a jejich výši prokázal dokladem, který mu vystavilo ubytovací zařízení. Na dokladu byla uvedena identifikace zaměstnavatele, jméno zaměstnance, místo a datum ubytování, cena, datum vystavení dokladu a podpis osoby, která doklad vyhotovila.

Příklad
Zaměstnavatel při vysílání pana Nového na pracovní cestu neurčil konkrétní ubytovací zařízení, ale předem stanovil maximální cenu ubytování za jednu noc. Zaměstnanec stanovený finanční limit dodržel a k vyúčtování pracovní cesty přiložil doklad vystavený hotelem, ve kterém byl ubytován.

Podle ustanovení § 162 ZP má zaměstnanec nárok na náhradu ubytovacích výdajů vzniklých po celou dobu trvání pracovní cesty. Současně je však v tomto ustanovení uvedeno, že po dobu návštěvy člena rodiny hradí zaměstnavatel prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, že ubytování muselo být vzhledem k podmínkám pracovní cesty zachováno.

Příklad
Pan Holý byl vyslán na dlouhodobou tuzemskou pracovní cestu do Prahy a po dvou týdnech jel na jeden víkend navštívit manželku do místa bydliště v Brně (§161 ZP). Vzhledem k tomu, že pan Holý při plnění pracovních úkolů využíval speciální nářadí, které měl uloženo v místě, ve kterém byl při pracovní cestě ubytován, uhradil zaměstnavatel výdaje za ubytování v Praze i v době, kdy byl pan Holý na návštěvě u rodiny v Brně. Jedná se o plnění, které není předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a zaměstnavatel si může hodnotu ubytování v plné výši daňově uplatnit.

Pokud se však zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodnou na přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, odpadá zaměstnavateli povinnost hradit ubytovací výdaje po celou dobu přerušení pracovní cesty, a to i v případech, kdy zaměstnanec tyto výdaje musel uhradit.

Příklad
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu od 3. 10. do 7. 10., a to ze sídla zaměstnavatele ve Zlíně do Benešova. Zaměstnanec předem požádal zaměstnavatele o možnost přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce v Benešově dne 7. 10. v 18:30 hod. Zaměstnavatel požadavek zaměstnance akceptoval. Zaměstnanec byl v Benešově ubytován v hotelu od 3. 10 do 9. 10. Zaměstnavatel uhradil zaměstnanci ubytovací výdaje pouze od 3. 10. do 7. 10. (tj. od počátku pracovní cesty do doby jejího povoleného přerušení). Ubytovací výdaje vzniklé v době přerušení pracovní cesty hradil zaměstnanec ze svých prostředků. Pokud by zaměstnavatel uhradil ubytování i v době přerušení pracovní cesty, jednalo by se o nadlimitní plnění, které podléhá dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

V některých případech zaměstnavatel ubytování sám předem zabezpečí a uhradí nebo určí, že zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu bude ubytován v tzv. služebním bytě. Případně může zaměstnanec po dohodě se zaměstnavatelem přespat u svých známých nebo rodiny. V těchto případech zaměstnanci nevzniknou žádné výdaje za ubytování a nepřísluší mu žádná náhrada.

II. NÁHRADA ZVÝŠENÝCH STRAVOVACÍCH VÝDAJŮ (STRAVNÉHO)

Stravné neslouží k náhradě veškerých výdajů, je proto stanoveno paušální částkou, která zakládá nárok zaměstnance v závislosti na délce pracovní cesty.

Zaměstnavatel v neziskové sféře poskytne zaměstnanci podle stanovených časových pásem stravné za každý kalendářní den trvání pracovní cesty ve výši, kterou pro rok 2017 stanoví vyhláška MPSV č. 440/2016 Sb.:

Pracovní cesta  Nepodnikatelská sféra  Podnikatelská sféra  
5 – 12 hod.   72 – 86 Kč   72 Kč   
12 – 18 hod.   109 – 132 Kč   109 Kč   
déle než 18 hod.   171 – 205 Kč   171 Kč   

Příklad
Zaměstnanec společnosti Beta, s. r. o., vykonal pracovní cestu, která v jednom dni trvala 10 hodin. Zaměstnanci náleží stravné v prvním časovém pásmu, tj. minimálně ve výši 72 Kč.

Pracovní cesta do 5 hodin

Znemožní-li zaměstnavatel vysláním zaměstnance na pracovní cestu, která trvá méně než 5 hodin, aby se zaměstnanec stravoval obvyklým způsobem, může mu poskytnout stravné až do výše stravného v prvním časovém pásmu (při pracovní cestě 5 až 12 hodin). Jedná se o dobrovolné plnění, ke kterému zaměstnavatel není povinen.

Příklad
Zaměstnavatel vyslal na pracovní cestu zaměstnance, který se ze zdravotních důvodů stravoval v dietní jídelně. V jídelně vydávali jídla v době od 11:00 do 13:00. Zaměstnanec vykonal pracovní cestu v době od 10:30 do 14:30. Zaměstnanci nevznikl nárok na stravné, protože pracovní cesta trvala pouze 4 hodiny. Zaměstnavatel zohlednil zdravotní problémy zaměstnance a vzhledem k tomu, že mu vysláním na pracovní cestu znemožnil stravování v dietní jídelně, poskytl mu stravné ve výši 50 Kč.

Snížení stravného při poskytnutí bezplatného jídla

Zaměstnavatelé v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře budou stravné snižovat pouze při poskytnutí některého z hlavních denních jídel (snídaně – oběd – večeře), v jiných případech se stravné nesnižuje.

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

  • 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 – 12 hod.,

  • 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta 12 – 18 hod.,

  • 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hod.

V nepodnikatelské sféře je nutné snížit stravné o celou zákonem stanovenou částku.

Pozor!
Podnikatelé mohou stravné snížit i o menší částku, než stanoví zákoník práce, ale nad limit musí zdanit daní z příjmů ze závislé činnosti a odvést zákonné pojistné.

Příklad
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu od 7:00 do 15:00. V průběhu pracovní cesty zajistil zaměstnavatel oběd, na který zaměstnanec finančně nepřispíval. Zaměstnanci bylo sníženo stravné o 70 %.

Příklad
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu od 4:00 do 23:00 hod. V průběhu pracovní cesty zajistil zaměstnavatel oběd, na který zaměstnanec finančně nepřispíval. Zaměstnanci bylo za tento oběd stravné sníženo o 25 %.

Příklad
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na školení, v jehož průběhu zaměstnanec obdržel kávu, chlebíček a minerálku. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci nebylo zajištěno žádné z hlavních denních jídel, nebude zaměstnavatel stravné snižovat.

Příklad
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu od 3:00 do 22:00 hod. V průběhu pracovní cesty zajistil zaměstnavatel snídani a oběd. Zaměstnanec na tato jídla finančně nepřispíval. Zaměstnavatel před vysláním na PC zaměstnance seznámil se skutečností, že mu za tento oběd bude kráceno stravné o 25 % za snídani a o 25 % za večeři.

V tomto případě je rozhodující skutečnost, že zaměstnanec bezplatně obdržel jedno z hlavních denních jídel a z toho důvodu mu nevznikly zvýšené stravovací výdaje. Nevznikl tedy důvod pro poskytnutí stravného v plné výši (zaměstnanec má nárok na snížené stravné).

Pozor!
Zaměstnavatel stravné nekrátí v případech, kdy zaměstnanec na poskytnuté jídlo (snídani, oběd, večeři) finančně přispíval.

Příklad
Zaměstnanci byla v průběhu pracovní cesty trvající od 00:00 do 9:00 poskytnuta snídaně, která měla podle ceníku hodnotu 35 Kč. Stravné podle rozhodnutí zaměstnavatele při trvání pracovní cesty 5 hodin až 12 hodin je 72 Kč.

Výpočet snížení stravného: 72 – 50,40 (tj. 70 %). Zaměstnanec obdrží snížené stravné ve výši 21,60 Kč. Zaměstnavatel zaměstnanci rozdíl ve výši 15,40 Kč (50,40 – 35) nedoplácí.

Příklad
Vedoucí zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu, která trvala od 8:00 do 15:00. Stravné podle rozhodnutí zaměstnavatele při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin je 80 Kč. Zaměstnavatel zaměstnance seznámil se skutečností, že v průběhu cesty obdrží oběd v hodnotě 200 Kč.

Výpočet snížení stravného: 80 – 56 (tj. 70 %) = 24. Zaměstnanec obdrží krácené stravné ve výši 24 Kč. Zaměstnanec rozdíl ve výši 144 Kč (200 – 56) nedoplácí.

Příklad
Zaměstnanci byli vysláni na pracovní cestu z důvodů prohlubování kvalifikace (školení o novele zákona o daních z příjmů). Pořadatel školení mimo přednášky zajistil pro účastníky školení také stravování (snídaní, oběd a večeři), jehož hodnota převýšila částku, kterou tvoří sazba stravného stanového vnitřní směrnicí firmy. Zaměstnavatel snížil zaměstnancům stravné za bezplatně poskytnuté stravování a zvažoval, zda může daňově uplatnit celou vyfakturovanou částku za stravování zaměstnanců a také snížené stravné stanovené zákoníkem práce do daňových nákladů. Účetní po poradě s daňovým poradcem rozdělila náklady vzniklé se školením zaměstnanců a posoudila je z daňového hlediska:

Příklad
Zaměstnanci byli vysláni na pracovní cestu z důvodů prohlubování kvalifikace (školení o novele zákona o daních z příjmů). Pořadatel školení mimo přednášky zajistil pro účastníky školení také stravování (snídaní, oběd a večeři), jehož hodnota převýšila částku, kterou tvoří sazba stravného stanového vnitřní směrnicí firmy. Zaměstnavatel snížil zaměstnancům stravné za bezplatně poskytnuté stravování a zvažoval, zda může daňově uplatnit celou vyfakturovanou částku za stravování zaměstnanců a také snížené stravné stanovené zákoníkem práce do daňových nákladů. Účetní po poradě s daňovým poradcem rozdělila náklady vzniklé se školením zaměstnanců a posoudila je z daňového hlediska:

  • Stravování při zvyšování kvalifikace. V pokynu GFŘ D- 22 je daňové posouzení nákladů za stravování při školení zaměstnanců řešeno následujícím způsobem: "Je-li při školeních zajištěno stravování (oběd nebo občerstvení), je jeho cena bez ohledu na formu uvedenou na pozvánce podle § 24 odst. 2 písm. j) ZDP bod 3. výdajem zaměstnavatele, který vyslal zaměstnance na školení související s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo s pracovním zařazením zaměstnance".

  • Cestovní náhrady poskytnuté zaměstnanci (stravné snížené za bezplatně poskytnuté celodenní stravování) jsou daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele podle ust. § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Náhrady do limitu stanoveného zákoníkem práce jsou příjmem, který není podle ust. 6 odst. 7 ZDP předmětem daně z příjmů. Nepeněžní plnění zaměstnanci ve formě poskytnutého stravování je osvobozeno od daně z příjmů ze závislé činnosti.

Souběh nároku na stravné při pracovní cestě a stravenky (např. SYAS Chéque Déjeuner apod.)

V první řadě je potřebné připomenout, že pokud zaměstnanci vznikne nárok na stravné stanovené zákoníkem práce (tuzemské nebo zahraniční), je zaměstnavatel povinen mu toto plnění poskytnout (v peněžní podobě – v hotovosti nebo převodem na účet).

Povinnost poskytnout stravenku však zaměstnavateli žádný právní předpis nenařizuje. Jestliže se zaměstnavatel k poskytnutí tohoto dobrovolného zaměstnaneckého benefitu rozhodne, může si související podmínky stanovit podle svého rozhodnutí (např. ve vnitřním předpisu).

Pozor!
V žádném případě nelze zaměstnanci, kterému vznikne nárok na stravné (tuzemské i zahraniční), poskytnout namísto stravného stanoveného zákoníkem práce nepeněžní plnění ve formě stravenky.

Pokud je tedy zaměstnanec vyslán na pracovní cestu a vznikne mu nárok na cestovní náhrady (stravné), musí mu toto plnění zaměstnavatelem poskytnuto. Současně se zaměstnavatel může rozhodnout, zda zaměstnanci poskytnete také dobrovolné plnění – stravenku (např. pokud zaměstnanec byl ve stejném dni během stanovené směny po určitou dobu přítomen také na pracovišti).

Při poskytování stravného a stravenky v jednom dni je však nutné obě tato plnění správně daňově posoudit podle ZDP

Cestovní náhrady – povinné náhrady

Z hlediska zaměstnance  § 6 odst. 7 písm. a) ZDP Stravné (cestovní náhrada) není do limitu stanoveného zákoníkem práce předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.  
Z hlediska zaměstnavatele  § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP V podnikatelské sféře jsou cestovní náhrady v plné výši daňově účinným nákladem.  

Stravenka – dobrovolné plnění

Z hlediska zaměstnance  § 6 odst. 9 písm. b) ZDP Stravenka je nepeněžní plnění, které je v plné výši osvobozeno od daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.  
Z hlediska zaměstnavatele  § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 ZDP  Aby bylo možné tento zaměstnanecký benefit daňově uplatnit, musí být splněny stanovené podmínky. Mimo jiné zákon o dani z příjmů stanoví, že předmětný náklad lze daňově uplatnit, pokud přítomnost zaměstnance v práci během stanovené směny trvala alespoň 3 hodiny. Příspěvek nelze daňově uplatnit za zaměstnance, kterému v průběhu směny vznikl nárok na stravné podle zákoníku práce. Z toho důvodu je nutné každý případ posoudit samostatně a testovat, kdy zaměstnanci vznikl nárok na zmíněné stravné (viz příklady).  

Příklad
Pan Novák, který měl stanovenu pracovní směnu od 6:00 hod do 14:30 hod., byl dne 1. 7. vyslán na pracovní cestu, která trvala od 11:00 hod. do 17:00 hod.

I. V tomto případě trvala pracovní cesta více něž 5 hodin a zaměstnanci vznikl nárok na stravné stanovené zákoníkem práce, které není do stanoveného limitu předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. U zaměstnavatele se jedná o daňově uznatelný náklad.

II. Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci současně také stravenku, je toto dobrovolné nepeněžní plnění v plné výši osvobozeno od daně z příjmů ze závislé činnosti. Z hlediska daňových nákladů u zaměstnavatele byly splněny podmínky:

  • přítomnost zaměstnance na pracovišti minimálně 3 hodiny,

  • nárok na stravné zaměstnanci nevznikl v průběhu stanovené směny (stanovená směna od 6:00 hod. do 14:30 hod., nárok na stravné vzniká od 17:00 hod.).

V případě, že byly splněny ostatní podmínky stanovené v ust. § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 ZDP, může zaměstnavatel hodnotu stravenky daňově uplatnit.

Příklad
Pan Novák, který měl stanovenu pracovní směnu od 6:00 hod do 14:30 hod., byl dne 1. 7. vyslán na pracovní cestu, která trvala od 7:00 hod do 13:30 hod.

I. V tomto případě vznikl zaměstnanci nárok na stravné stanovené zákoníkem práce, které není do stanoveného limitu předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. U zaměstnavatele se jedná o daňově uznatelný náklad.

II. Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci současně také stravenku, je toto dobrovolné nepeněžní plnění v plné výši osvobozeno od daně z příjmů ze závislé činnosti. U zaměstnavatele nelze hodnotu stravenky daňově uplatnit, protože nebyla splněna jedna z podmínek stanovená v ust. § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 ZDP, neboť zaměstnanci vznikl nárok na stravné stanovené zákoníkem práce v průběhu směny (stanovená směna od 6:00 hod. do 14:30 hod., nárok na stravné vzniká od 12:00 hod.).

Přerušení pracovní cesty

Zákoník práce připouští možnost přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance před nástupem výkonu práce anebo po ukončení výkonu práce. Pokud tedy zaměstnanec potřebuje přerušit pracovní cestu ze soukromých důvodů (např. za účelem návštěvy koncertu, příbuzných, sportovního utkaní apod.), požádá o tuto možnost svého zaměstnavatele před zahájením pracovní cesty. S požadavkem na přerušení pracovní cesty zaměstnavatel může, ale také nemusí souhlasit. V případech, kdy zaměstnavatel přerušení pracovní cesty povolí, měl by v rámci vysílání zaměstnance jasně vymezit okolnosti, za kterých k přerušení pracovní cesty dojde. Jedná se zejména o přesné určení, na kterém místě a ve kterém okamžiku bude konkrétní pracovní cesta přerušena. Podrobným určením souvisejících podmínek se předejde možným komplikacím a problémům.

Zákoník práce upravuje poskytování cestovních náhrad při přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance následujícím způsobem:

  • Zaměstnanec se při pracovní cestě přepravuje dopravním prostředkem, který mu určil zaměstnavatele (vlakem, autem, autobusem, pěšky, letadlem apod.). Pokud bude pracovní cesta na základě souhlasu zaměstnavatele přerušena, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů odpovídající částce, která by zaměstnanci náležela, kdyby k přerušení pracovní cesty nedošlo.

  • Zaměstnanci náleží po dobu pracovní cesty náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravného), a to ve výši stanovené

Z důvodu údržby našich serverů budou v úterý 28. 6. 2022 od 17:30 nedostupné naše služby. Plánovaná doba výpadku je jedna hodina. Omlouváme se.
Více informací

Nahrávám...
Nahrávám...