8.12.3 Použití platební karty za účelem zálohy na cestovní náhrady
Ing. Karel Janoušek
Firemní platební karta
Někteří vedoucí zaměstnanci společnosti (společník, jednatel, ředitel apod.) mají trvale k dispozici platební kartu společnosti. Tyto platební karty používají také k úhradám výdajů na tuzemských i zahraničních pracovních cestách. Výjimkou nejsou přitom případy, kdy zaměstnanec má platební kartu k dispozici trvale po celou dobu platnosti této karty, tj. např. i tři roky.
Výběr kurzů k vyúčtování
Je-li zaměstnanci poskytnuta firemní platební karta, jde o platební kartu vystavenou bankou k účtu zaměstnavatele, ale na jméno a podpis příslušného zaměstnance. Zaměstnanec má tak zpravidla platební kartu poskytnutu zaměstnavatelem na celou dobu její platnosti. Datum poskytnutí platební karty a den nástupu na pracovní cestu jsou tak v těchto případech zpravidla vždy značně rozdílné.
Při dlouhodobém poskytnutí firemní platební karty zaměstnanci by jistě bylo neodůvodněné používat při vyúčtování cestovních náhrad ze všech pracovních cest kurzy ČNB platné v den, kdy zaměstnanec platební kartu převzal. Je potřeba vzít také v úvahu to, že záloha se, ve smyslu části sedmé zákoníku práce, na příslušnou pracovní cestu poskytuje zaměstnanci před touto pracovní cestou.
Jestliže zaměstnanec po pracovní cestě platební kartu zaměstnavateli (např. k úschově do pokladny) nevrací, je nezbytné při vyúčtování cestovních náhrad za jednotlivé pracovní cesty postupovat tak, jako by záloha na pracovní cestu poskytnuta nebyla. Z toho pak také vyplývá, že k přepočtu měn při vyúčtování cestovních náhrad z příslušné pracovní cesty by měly být podle § 184 ZP v zásadě vždy použity kurzy ČNB platné v den nástupu na pracovní cestu.
V případě, že by zaměstnanec na pracovní cestě prováděl prostřednictvím uvedené platební karty výběr hotovosti z bankomatu, šlo by prakticky o doplnění zálohy (byť nulové) v průběhu pracovní cesty, které nemá na způsob určení kurzů k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad žádný vliv, protože před pracovní cestou záloha poskytnuta nebyla. Proto by i v tomto případě měly být použity kurzy ČNB platné první den pracovní cesty.
Platební karta a záloha v hotovosti
Pokud je zaměstnanci, který má k dispozici firemní platební kartu, před příslušnou pracovní cestou poskytnuta z pokladny také záloha v hotovosti, je pro výběr správného kurzu k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad rozhodující ustanovení § 183 odst. 3 ZP a k přepočtům měn se při vyúčtování použije kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.
Soukromá platební karta
Jestliže zaměstnavatel neposkytne na zahraniční pracovní cestu zálohu anebo mu ji poskytne menší, než je celková výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, příp. pokud se se zaměstnancem dohodne na poskytnutí zálohy převodem na účet zaměstnance u banky, bude zaměstnanec muset cizí měnu sám před odjezdem anebo v zahraničí nakoupit anebo vybrat ze svého účtu např. svou soukromou platební kartou anebo bude také tuto svou platební kartu používat v zahraničí k příslušným úhradám.
To tedy také znamená, že zaměstnanec bude s použitím své vlastní platební karty mít spojeny nějaké výdaje (poplatky), které jsou, vzhledem k výše uvedenému, v prokázané výši (např. výpisem z účtu zaměstnance) nutným vedlejším výdajem podle ustanovení § 171 ZP. Výdaj na pořízení soukromé platební karty, vedení účtu, srážková daň z úroků apod. však takovýmto výdajem není.
Pokud zaměstnavatel zaměstnanci poskytne zálohu na pracovní cestu v hotovosti v dostatečné výši a zaměstnanec přesto použije soukromou…
