301
Náhrady při tuzemských pracovních cestách – 1. část
(náhrady jízdních výdajů, náhrady výdajů za použití místní
hromadné dopravy, náhrady za používání silničních motorových vozidel, náhrady
výdajů za ubytování, náhrady nutných vedlejších výdajů, jiné a vyšší cestovní
náhrady)
NahoruNáhrady poskytované při tuzemských pracovních cestách, pracovněprávní a daňové aspekty - 1. Část
Podle § 151 zákoníku práce je zaměstnavatel
povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti
s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených zákoníkem práce. Při
tuzemské pracovní cestě přísluší zaměstnanci podle § 156 odst. 1 zákoníku
práce při respektování určitých zásad a pravidel náhrada:
-
jízdních výdajů,
-
jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
-
výdajů za ubytování,
-
zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
-
nutných vedlejších výdajů.
Kromě těchto náhrad může zaměstnavatel v podnikatelské sféře svému
zaměstnanci poskytnout také jiné náhrady a náhrady vyšší, musí si však být
vědom toho, že za cestovní náhrady jsou považovány pouze náhrady poskytnuté
zaměstnanci v souladu s § 152 zákoníku práce, že musí postupovat
také podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění, a dalších
předpisů.
NahoruNáhrada jízdních výdajů veřejnou hromadnou dopravou
Dopravní prostředek, který má zaměstnanec na pracovní cestě použít,
určuje zaměstnavatel nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Za
použití zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku přísluší zaměstnanci
náhrada jízdních výdajů v prokázané výši. Dokladem pro stanovení výše
náhrady jízdních výdajů jsou zaměstnancem doložené jízdenky (letenka, lodní
lístek) z veřejné hromadné dopravy, kterou v souladu s rozhodnutím
zaměstnavatele použil, s datem a časem odpovídajícím době trvání pracovní
cesty. Výjimkou jsou případy povoleného přerušení pracovní cesty z důvodu na
straně zaměstnance a náhrady jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny (viz § 160 a § 161).
V případě, kdy zaměstnavatel určil dopravní prostředek veřejné hromadné
dopravy a po té souhlasil s použitím jiného dopravního prostředku, např.
soukromého vozidla zaměstnance, přísluší podle § 157 odst. 2 zákoníku
práce zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného za
původně určený hromadný dopravní prostředek. Tuto cenu, pokud ji zaměstnavatel
např. z předchozích cest nezná, ověří na internetu, telefonicky nebo jiným
vhodným způsobem (písemné potvrzení dopravce není potřebné). Zdůraznit je však
potřeba to, že souhlas s použitím jiného dopravního prostředku, v praxi
nejčastěji s použitím soukromého vozidla zaměstnance místo autobusu nebo vlaku,
musí zaměstnavatel vydat před nástupem zaměstnance na pracovní cestu.
Vydat takový souhlas až po pracovní cestě je nejen v rozporu se zákoníkem
práce, protože podmínky konání pracovní cesty stanovuje zaměstnavatel před
pracovní cestou, ale také krajně nevhodné až neslušné, tj. v rozporu s dobrými
mravy.
Jestliže zaměstnanec dokladem výši jízdních výdajů neprokáže, může
zaměstnavatel postupovat podle § 185 (viz dále).
Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má
zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnanec jízdní výdaje jízdenkou
neprokazuje. Přesto mu je zaměstnavatel podle § 159 odst. 2 zákoníku
práce povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši
odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Použije-li
zaměstnanec místní hromadnou dopravu na pracovní cestě v jiné obci, než má
zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, přísluší mu náhrada jízdních výdajů v
prokázané výši. Také v tomto případě platí, že pokud zaměstnanec jízdní výdaje
neprokáže, může zaměstnavatel postupovat podle § 185 zákoníku práce (viz dále).
Podle § 159 odst. 2 zákoníku
práce nepřísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, pokud
zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití MHD způsobem, na který zaměstnanec
finančně nepřispívá. To je naprosto logické, neboť v tomto případě zaměstnanci žádné jízdní výdaje nevznikly. Jde např. o případ, kdy
zaměstnavatel zakoupí jízdenky MHD nebo předplatní kupón a zaměstnanci je před
pracovní cestou poskytne nebo kdy zaměstnanec hradí jízdné MHD zasláním SMS ze
služebního mobilu apod.
Podle § 159 odst. 1 zákoníku práce přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů MHD vedle náhrady jízdních výdajů podle § 157 odst. 1 až 3 zákoníku práce.
Použití soukromého silničního motorového
vozidla
Jestliže zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije silniční
motorové vozidlo, které mu zaměstnavatel neposkytl, přísluší mu podle § 157 odst. 3 zákoníku
práce za každý ujetý kilometr základní náhrada a náhrada výdajů
za spotřebované pohonné hmoty.
Za vozidlo, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl
(dále jen „soukromé vozidlo“), se považuje:
-
soukromé vozidlo zaměstnance (vozidlo, které je výlučným
vlastnictvím zaměstnance nebo vozidlem ve společném jmění manželů),
-
vozidlo v podílovém spoluvlastnictví zaměstnance,
-
vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu (vozidlo, které si pořizuje
formou finančního leasingu, anebo vozidlo, které má pronajato např. z půjčovny
vozidel),
-
vozidlo, které má zaměstnanec vypůjčeno,
-
vozidlo, které zaměstnanec používá na základě smlouvy o výprose.
Silničním motorovým vozidlem je podle § 2 zákona č. 56/2001 Sb., o
podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích, v platném znění, vozidlo
vyrobené za účelem provozu na pozemních komunikacích. Takovými vozidly jsou
motocykly (vč. mopedů, tříkolek a čtyřkolek), osobní automobily, autobusy,
nákladní automobily, speciální vozidla, jízdní kola s motorkem apod. Mezi
silniční vozidla však nepatří traktory, pracovní stroje apod., a to ani v
případě, že mají státní poznávací značku.
Způsob žádosti zaměstnavatele o použití vozidla zaměstnance není
zákoníkem práce ani jinými předpisy stanoven. Žádost nebo dohoda o použití
soukromého vozidla na pracovní cestě proto nemusí být písemná. Bude-li např. na
cestovním příkazu zaměstnavatelem v kolonce určený dopravní prostředek uvedena
zkratka AUV a na základě toho zaměstnanec své vozidlo použije, má se za to, že
vyhověl žádosti zaměstnavatele. Pak zaměstnanci za použití vozidla přísluší
základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované PHM.
Základní náhrada (ZN) se stanoví jako součin sazby základní
náhrady (SZN) a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě: ZN = SZN × km.
Výše sazby základní náhrady je uvedena v § 157 odst. 4 zákoníku
práce, příp. v prováděcí vyhlášce MPSV platné pro příslušný
kalendářní rok. Při použití přívěsu se příslušná sazba zvýší o 15 %. Nemusí
přitom jít o přívěs zaměstnance, může to být přívěs zaměstnavatele nebo
jakékoliv jiné osoby. Pro nákladní automobily a autobusy činí podle § 157 odst. 5 zákoníku
práce sazba základní náhrady dvojnásobek sazby platné pro osobní
automobily. V tomto ustanovení je sice uvedeno, že takto se postupuje také u
traktorů, nicméně za použití soukromého traktoru by základní náhrada neměla být
zaměstnanci poskytnuta, protože podle § 157 odst.…