Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Povinnosti při přijetí zaměstnance do pracovního poměru

4.6.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

201
Povinnosti při přijetí zaměstnance do pracovního poměru

Ing. Růžena Klímová, JUDr. Věra Bognárová

Osobní spis a jeho ochrana

Během trvání pracovního poměru shromažďuje zaměstnavatel o zaměstnanci velké množství informací důležitých pro vedení personální agendy a mzdové agendy. Řada z těchto informací se pomocí výpočetní techniky ukládá do osobního informačního systému zaměstnavatele, kde jsou průběžně aktualizovány a zároveň se v něm uchovávají. I přes existenci výpočetní techniky je ale třeba mnohé informace zdokumentovat a mít je uložené v písemné podobě. Z toho důvodu se vede pro každého zaměstnance tzv. osobní spis. Tomu odpovídá i znění zákoníku práce, který ve svém ustanovení § 312 odst. 1 ZP dává zaměstnavateli oprávnění (nikoliv povinnost) vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí přitom obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.

Osobní spis zakládá zaměstnavatel zaměstnanci před vznikem pracovního poměru (za předpokladu, že pracovní poměr skutečně vznikne) a vede ho po celou dobu jeho trvání (ukládá do něho veškeré změny a další doklady). Při skončení pracovního poměru (dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti) je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání podle § 313 ZP. Měl by mu vedle toho vydat rovněž ty písemnosti z osobního spisu, které není zaměstnavatel nadále oprávněn po skončení pracovního poměru archivovat na základě právních předpisů, ani je nepotřebuje na ochranu svých práv nebo právem chráněných zájmů (např. jako důkazní prostředek k případnému soudnímu sporu).

Žádný obecně závazný právní předpis zaměstnavateli neukládá povinnost vést osobní spisy zaměstnanců a neurčuje tedy ani jejich náležitosti. Různé právní předpisy ukládají zaměstnavateli vedení řady evidencí o zaměstnanci a praxe si tudíž existenci osobních spisů vyžádala.

Do osobního spisu se zakládají doklady, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu nebo nutné pro splnění povinností zaměstnavatele vyplývajících z příslušných právních předpisů (pracovněprávních, daňových, o sociálním zabezpečení, o důchodovém, nemocenském, sociálním či zdravotním pojištění, aj.), a dále doklady, které si zaměstnavatel sám stanoví pro účely personálního řízení. Při nakládání s osobními údaji obsaženými v osobním spisu je třeba důsledně dodržovat Nařízení EU č. 2016/679 známé pod zkratkou GDPR účinné od 25. 5. 2018.

Především z tohoto důvodu je nutné zvážit, zda bude potřeba vyžádat si od zaměstnance souhlas se zpracováním osobních údajů. Protože souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů musí být projevem svobodné vůle, nemůže být součástí smlouvy (pracovní) nebo dohody (o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti). Souhlas bude nutný vždy, pokud zaměstnavatel bude zpracovávat osobní údaje nad rámec zákonných povinností nebo se bude jednat o zpracování citlivých údajů, k nimž nelze najít oporu v právních předpisech nebo se bude jednat o delší archivační lhůtu, než je právním předpisem nařízena. Typicky se jedná o případy nelogicky krátké archivační lhůty u evidenčních listů důchodového pojištění, která je stanovena v délce 3 let po roce, jehož se záznam týká.

V předsmluvní fázi, kdy budoucí zaměstnavatel shromažďuje o budoucím zaměstnanci potřebné informace nutné pro výběr vhodného kandidáta pro danou funkci, je také nutné mít písemný souhlas se zpracováním osobních údajů uchazeče za účelem uzavření pracovněprávního vztahu.

Osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Subjekt údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Zvláštní kategorii osobních údajů dle GDPR představují osobní údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, zdravotním stavu a sexuální orientaci subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů; do této kategorie patří i biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů. V zákoně č. 101/2000 Sb. který bude zrušen s vydáním nového zákona o zpracování osobních údajů, se výše uvedené osobní údaje označují jako citlivé údaje, a za citlivý údaj je považován i údaj o národnosti.

S ohledem na povinnosti zpracovávat osobní údaje pravdivé je účelné zavázat zaměstnance v pracovní smlouvě, aby zaměstnavateli bez zbytečného průtahu oznamoval veškeré změny v údajích, které jsou rozhodné pro vznik, změny a zánik pracovněprávních nároků, pro nárok na dávky nemocenského pojištění, pro daň z příjmů ze závislé činnosti nebo pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Tento závazek lze vztáhnout i na změny ovlivňující způsobilost zaměstnance k vykonávané práci nebo ochranu zaměstnance, na skutečnost, že je zaměstnanec poživatelem důchodu nebo jím přestal být, popř. se stal osobou se zdravotním postižením nebo jí přestal být.

Před vznikem a při vzniku pracovního poměru se do osobního spisu zaměstnance zakládají především tyto doklady:

  • souhlas osoby ucházející se o zaměstnání se zpracováním osobních údajů,

  • žádost o přijetí do pracovního poměru podaná zájemcem o zaměstnání spolu s vyjádřením příslušného zástupce zaměstnavatele;

  • osobní dotazník zaměstnance, v němž je především nutné se zaměstnance písemně zeptat, má-li nějaké exekuční srážky (tato povinnost je nutná i v případě předložení zápočtového listu); tuto povinnost lze zajistit též prohlášením, má-li zaměstnanec nějaké exekuční srážky ke dni nástupu do zaměstnání,

  • potvrzení o zaměstnání vydané zaměstnanci jeho předcházejícím zaměstnavatelem (tzv. zápočtový list), popř. posudek o pracovní činnosti, pokud ho zaměstnavatel vyžaduje;

  • potvrzení od úřadu práce, pokud byl zaměstnanec zařazen do evidence uchazečů o zaměstnání před vznikem pracovního poměru, které obsahuje evidenci exekučních srážek;

  • doklady o dosaženém vzdělání (jde o fotokopie ověřené personalistou z originálů těchto dokumentů, popř. úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon);

  • výpis z Rejstříku trestů, pokud ho zaměstnavatel vyžaduje, popřípadě úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon;

  • osvědčení a prohlášení dle tzv. lustračního zákona v případech, kdy to zákon vyžaduje;

  • lékařský posudek vydaný na základě vstupní lékařské prohlídky, který prokazuje způsobilost budoucího zaměstnance vykonávat druh práce sjednaný v pracovní smlouvě; vstupní lékařskou prohlídku je nutné zajistit vždy před vznikem pracovního poměru. U dohod konaných mimo pracovní poměr se vstupní lékařská prohlídka vyžaduje pouze v případě, jedná-li se výkon činností, které jsou zařazeny mezi rizikové práce (kategorizace činností dle § 37 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví),

  • pracovní smlouva (nebo jmenovací dekret v případě, že pracovní poměr vznikl jmenováním);

  • informace o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru dle ustanovení § 37 ZP;

  • doklad o vstupní instruktáži z bezpečnosti a ochrany zdraví při práci;

  • doklad o instruktáži o osobních údajích zaměstnance a době jejich uložení u zaměstnavatele;

  • záznam o tom, že byl zaměstnanec seznámen s vnitřními předpisy zaměstnavatele a kolektivní smlouvou;

  • mzdový výměr (v případech stanovených v § 113 ZP) nebo dohoda o mzdě;

  • pracovní náplň, pokud ji zaměstnavatel zpracovává;

  • dohoda o pravidelném pracovišti pro účely cestovních náhrad musí být součástí pracovní smlouvy – viz § 34a ZP;

  • dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat podle § 252 ZP – pokud byly zaměstnanci svěřeny hodnoty podléhající vyúčtování, za které se považují hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu, s nimiž zaměstnanec má možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny;

  • dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí dle ustanovení § 255 ZP – zaměstnanec nese odpovědnost za ztrátu nástrojů, ochranných pracovních prostředků a jiných podobných věcí, které mu zaměstnavatel svěřil na písemné potvrzení. Věci, jejichž hodnota převyšuje 50 000 Kč, mohou být zaměstnanci svěřeny jen na základě dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí;

  • jakékoliv další písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, např. dohoda o srážce ze mzdy;

  • rozhodnutí o přiznání důchodu u pracujících důchodců, rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu, vdovského důchodu, vdoveckého důchodu, rozhodnutí o invaliditě, rozhodnutí o zdravotním znevýhodnění u osob se zdravotním postižením;

  • vyhláška o zahájení insolvenčního řízení zveřejněná v insolvenčním rejstříku, usnesení o úpadku nového zaměstnance, usnesení o konkurzu nebo usnesení o oddlužení schválením splátkového kalendáře.

Za trvání pracovního poměru se do osobního spisu zaměstnance zakládají průběžně především následující doklady:

  • dohody o změně obsahu pracovního poměru;

  • jmenovací a odvolávací dekrety;

  • změny v údajích obsažených v informaci o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru;

  • změny týkající se výše mzdy (nejčastěji další mzdové výměry);

  • hodnocení zaměstnance pro účely personálního řízení, pokud je u zaměstnavatele prováděno a není vedeno v rámci samostatné evidence;

  • další lékařské posudky prokazující způsobilost zaměstnance k výkonu sjednané práce (mimořádné prohlídky, následné prohlídky, periodické prohlídky, výstupní prohlídky);

  • upozornění zaměstnavatele na porušení povinnosti vyplývající pro zaměstnance z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci, popř. na neuspokojivé pracovní výsledky, s možností dání výpovědi dle ustanovení § 52 písm. f), g) ZP;

  • kvalifikační dohody uzavřené se zaměstnancem v souvislosti se zvyšováním, popř. prohlubováním kvalifikace dle ustanovení § 234 ZP;

  • souhlasy zaměstnavatele s výkonem jiné výdělečné činnosti zaměstnance podle ustanovení § 304 odst. 1 ZP;

  • dokumenty týkající se úpravy pracovní doby zaměstnance;

  • povolení pracovního volna bez náhrady mzdy;

  • doklady o ověřování znalostí předpisů k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci;

  • smlouvy o půjčkách ze sociálního fondu;

rozhodnutí o přiznání invalidity nebo rozhodnutí o osobě zdravotně znevýhodněné, nebo rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu.

V souvislosti se skončením pracovního poměru se do osobního spisu zakládají zejména tyto doklady:

  • doklad o rozvázání pracovního poměru;

  • doklad o vypořádání vzájemných pohledávek;

  • kopie vydaného potvrzení o zaměstnání, na kterém je podpis zaměstnance;

  • výstupní prohlídka, pokud je právním předpisem stanovena povinnost zajistit výstupní prohlídku, jinak na žádost zaměstnance;

  • potvrzení o výši vyměřovacích základů na sociální zabezpečení na žádost zaměstnance;

  • potvrzení o zdanitelných příjmech na žádost zaměstnance;

  • potvrzení o době nemocenského pojištění na žádost zaměstnance,

  • potvrzení o době důchodového pojištění na žádost zaměstnance,

  • doklad o tom, co bylo zaměstnanci vydáno při skončení pracovního poměru, a to s potvrzením o převzetí zaměstnancem.

Výčet výše uvedených dokladů není vyčerpávající. Zejména zaměstnavatelé s velkým počtem zaměstnanců si vedou některé evidence odděleně mimo osobní spisy zaměstnanců. V takovém případě je ovšem vhodné na ně v osobním spisu pro přehlednost odkázat.

Osobní spis zaměstnance slouží pouze pro interní potřebu zaměstnavatele. Zaměstnavatel proto odpovídá za manipulaci s osobními údaji v něm obsaženými. Je nutné dodržet především tyto zásady:

  • zpracovávat pouze přesné osobní údaje, které byly získány v souladu s GDPR;

  • je-li to nezbytné, údaje aktualizovat a nepotřebné vyřazovat;

  • shromažďovat jen osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění takového účelu;

  • uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování (po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovány pouze pro účely statistické, vědecké a pro účely archivnictví);

  • přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, jakož i k jinému zneužití (tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů).

Bez souhlasu zaměstnance lze zpracovávat pouze osobní údaje stanovené zákonnými předpisy nebo nutné pro plnění povinností zaměstnavatele vyplývajících z těchto předpisů. Zaměstnanci, kteří přicházejí u zaměstnavatele do styku s osobními údaji, jejichž zveřejnění by ohrozilo práva subjektu údajů na ochranu osobních údajů, jsou povinni vždy řádně zabezpečit osobní údaje před zneužitím, a jsou povinni zachovávat mlčenlivost. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení zaměstnání nebo příslušných činností.

Velice důležité je v této souvislosti právo nahlížet do osobního spisu. Toto právo zakotvuje ve svém ustanovení § 312 odst. 2, 3 ZP pro:

  • vedoucí zaměstnance, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni,

  • orgány inspekce práce,

  • Úřad práce České republiky,

  • Úřad pro ochranu osobních údajů,

  • soudy,

  • státní zástupce,

  • policejní orgán,

  • Národní bezpečnostní úřad,

  • zpravodajské služby a

  • zaměstnance samotného. Ten si může z osobního spisu činit výpisky a pořizovat stejnopisy dokladů v něm obsažených, to vše na náklady zaměstnavatele, nejedná-li se o opakované a neodůvodněné požadavky zaměstnance.

Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem z tohoto spisu vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu u zaměstnavatele a který si tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly prováděné u zaměstnavatele.

Okruh dalších osob a podmínky, za kterých mohou do osobního spisu zaměstnance nahlížet, si stanoví zaměstnavatel sám.



Povinnosti zaměstnavatele při přijetí zaměstnance do pracovního poměru


Následující přehled obsahuje základní přehled povinností zaměstnavatele vyplývajících z právních předpisů při zpracování mzdové agendy.

Při přijetí nového zaměstnance je zaměstnavatel povinen:

  • zajistit před uzavřením pracovního poměru vstupní lékařskou prohlídku;

  • uzavřít pracovněprávní vztah – zpravidla pracovní poměr;

  • před sepsáním pracovní smlouvy shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance (potvrzení o zaměstnání – zápočtový list, osobní dotazník, výpis z trestního rejstříku, prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost je nutné zajistit před vznikem pracovního poměru, doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce např. řidičský průkaz);

  • na základě shromážděných dokladů informovat budoucího zaměstnance o pracovních a mzdových podmínkách;

  • vyžádat si písemný souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů v souladu s GDPR, je-li to nezbytné. Souhlas je nutný v případě, že zaměstnavatel hodlá pracovat s citlivými údaji (fotografie zaměstnance atd.). Písemný souhlas je nutné mít také u uchazečů o zaměstnání, s nimiž zaměstnavatel hodlá uzavřít pracovněprávní vztah.;

  • nejpozději v den nástupu do zaměstnání vyhotovit pracovní smlouvu a platový výměr, případně mzdový výměr a založit osobní spis zaměstnance;

  • v souladu s § 101 a násl. ZP provést vstupní školení o BOZP a podepsat záznam o instruktáži o BOZP;

  • informovat zaměstnance o osobních údajích, které bude zaměstnavatel v souvislosti s trváním PPV zpracovávat, a jaká je jejich archivační lhůta,

  • informovat zaměstnance o právech týkajících se jeho osobních údajů v souvislosti GDPR (s ohledem na případné prokazování této povinnosti je nutné mít podepsaný záznam o instruktáži o osobních údajích),

  • je-li s výkonem práce spojena neomezená odpovědnost, je nutné v den nástupu do zaměstnání uzavřít dohodu o odpovědnosti v souladu s § 252 ZP (provést inventuru hmotného majetku atd.);

  • vystavit písemné potvrzení o převzetí pracovních věcí, ochranných pracovních prostředků a jiných obdobných věcí, za něž zaměstnanec odpovídá;

  • uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí (pracovní nástroje, ochranné pracovní prostředky atd.), jejichž hodnota převyšuje 50 000 Kč;

  • vyžádat od zaměstnance zápočtový list, posoudit nárok na dovolenou ve vztahu k bezprostřednímu ukončení předchozího pracovního poměru;

  • zahájit provádění exekučních srážek, které jsou uvedeny v zápočtovém listě nebo v prohlášení o exekučních srážkách a sražené částky ponechat na depozitním účtu do doby, než soud nebo jiný oprávněný orgán zašle exekuční titul novému zaměstnavateli;

  • z insolvenčního rejstříku zjistit, zda je v této databázi nový zaměstnanec evidován a v jaké fázi je insolvenční řízení dotyčného dlužníka;

  • založit mzdový list (za splnění této povinnosti se považuje vložení matričních dat do softwaru počítače, který umožňuje kdykoliv zpracovat výstupní sestavu ve formě mzdového listu);

  • s účinností od 1. 1. 2015 je zaměstnavatel povinen mít uloženou kopii pracovněprávního vztahu na pracovišti. Povinnost mít uloženou kopii pracovněprávního vztahu v místě pracoviště ukládá § 136 ZZ. Kopie dokladu prokazujícího vznik pracovněprávního vztahu není nutná v případě, že je zaměstnanec evidován (přihlášen) u příslušné OSSZ jako pojištěnec.

Zaměstnavatelé mají dle § 37 ZP povinnost písemně informovat zaměstnance nejpozději do jednoho měsíce od vzniku pracovního poměru o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, pokud zákonem stanovené informace (údaje) nejsou obsaženy v pracovní smlouvě. Údaje, které písemná informace musí obsahovat, lze uvést přímo v pracovní smlouvě nebo v příloze pracovní smlouvy (v některých případech i pouhým odkazem na pracovněprávní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis zaměstnavatele – např. údaj o výpovědních dobách, nároku na délku dovolené, délce a rozvržení pracovní doby).

Písemná informace zaměstnavatele musí obsahovat:

  1. jméno a příjmení zaměstnance a název a sídlo zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo jméno a adresu zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou,
  2. bližší označení druhu a místa výkonu práce,
  3. údaj o délce dovolené, popřípadě uvedení způsobu určování dovolené,
  4. údaj o výpovědních dobách,
  5. údaj o mzdě nebo platu a způsobu odměňování, splatnosti mzdy (platu), termínu výplaty mzdy (platu), místu a způsobu vyplácení mzdy (platu),
  6. údaj o týdenní pracovní době a o rozvržení pracovní doby,
  7. údaj o kolektivních smlouvách, které upravují pracovní podmínky zaměstnance a označení účastníků těchto kolektivních smluv.

Informace uvedené pod písmenem c), d) a f) mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis nebo na kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis.

Povinnost písemně informovat zaměstnance o základních právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru se nevztahuje na pracovní poměry sjednané na dobu kratší než jeden měsíc.

K informaci o mzdě a způsobu odměňování viz též § 113 a § 136 ZP, kde je stanovena povinnost zaměstnavatele vydat zaměstnanci nejpozději v den nástupu do práce písemný mzdový výměr nebo písemný platový výměr.

K ohlašovacím povinnostem zaměstnavatele vůči vnějším orgánům patří:

  • ve lhůtě 8 dnů splnit ohlašovací povinnost u místně příslušné správy sociálního zabezpečení, tj. oznámit nástup zaměstnance do zaměstnání. U zaměstnání malého rozsahu a DPP platí ohlašovací povinnost do 20. kalendářního dne následujícího měsíce po měsíci, v němž byla poprvé založena účast na nemocenském pojištění. Zaměstnavatel může dohodnout jinou lhůtu pro plnění oznamovacích povinností), plnit tuto povinnost lze i elektronickou formou (bližší informace jsou uvedeny na www.cssz.cz);

  • ve lhůtě 8 dnů splnit ohlašovací povinnost u zdravotní pojišťovny zaměstnance (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu nebo elektronicky se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu “Hromadné oznámení zaměstnavatele“;

  • ve lhůtě do 8 dnů po vstupu poživatele předčasného starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu při výkonu výdělečné činnosti do zaměstnání, splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu – ČSSZ nebo Orgán sociálního zabezpečení Ministerstva vnitra, Ministerstva obrany a Ministerstva spravedlnosti,

  • při nástupu zaměstnance do pracovněprávního vztahu, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy, musí zaměstnavatel bez odkladu oznámit soudu, že u něho nastoupil povinný jako nový zaměstnanec. Obdobně plní tuto povinnost vůči insolvenčnímu soudu (informace se zasílá insolvenčnímu správci).

A jaké jsou povinnosti zaměstnance respektive budoucího zaměstnance? Ten musí:

  • předložit zápočtový list;

  • před vznikem pracovního poměru se podrobit vstupní lékařské prohlídce;

  • předložit průkazku zdravotní pojišťovny k identifikaci zdravotního pojištění;

  • podepsat souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li to nutné;

  • vyplnit prohlášení pro účely sociálního zabezpečení týkajícího se cizozemského nemocenského a důchodového pojištění před vznikem pracovněprávního vztahu;

  • při zasílání mzdy nebo části mzdy na účet uzavřít dohodu o převodu mzdy na jeden platební účet a uvést číslo účtu, kam má být mzda zasílána;

  • ve lhůtě 30 dnů po vstupu do zaměstnání učinit “Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti“ včetně doložení všech dokladů k uplatnění příslušných slev na dani a daňového zvýhodnění na nezaopatřené děti;

  • předložit rozhodnutí o přiznání jakéhokoliv důchodu (výši důchodu však není zaměstnavatel oprávněn znát) s ohledem na evidenční povinnost zaměstnavatele uvedenou v § 95 ZNP;

  • předložit další doklady, které vyžaduje zaměstnavatel – výpis z trestního rejstříku, doklady o vzdělání, hygienický průkaz atd.

  • jedná-li se o mladistvého zaměstnance, který je mladší 16 let, je nutné předložit souhlas se zpracováním jeho osobních údajů zákonným zástupcem.




PRACOVNĚPRÁVNÍ MINIMUM – Pracovní smlouva a jmenování


Pracovní smlouva


Pracovní smlouva je nejčastějším způsobem založení pracovního poměru (dále může jít o pracovní poměr založený jmenováním, který se však týká jen velmi úzkého okruhu osob). Zaměstnavatel je povinen před uzavřením pracovní smlouvy seznámit zaměstnance s právy a povinnostmi, které by pro něho z pracovní smlouvy vyplynuly, s pracovními podmínkami a podmínkami odměňování, za nichž má práci konat a zajistit, aby se zaměstnanec před vznikem pracovní smlouvy podrobil vstupní lékařské prohlídce podle § 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů.

Pracovní smlouva se sjednává podle pravidel upravených pro sjednávání smluv obecně obsažených v § 1724 až § 1766 NOZ. Smlouvou projevují strany vůli zřídit mezi sebou závazek a řídit se obsahem smlouvy. Smlouva je uzavřena (§ 1725 NOZ), jakmile si strany ujednaly její obsah. V mezích právního řádu je stranám ponecháno na vůli svobodně smlouvu ujednat a určit její obsah. Podle § 1759 NOZ smlouva strany zavazuje a lze ji změnit či zrušit jen se souhlasem všech stran. Z návrhu na uzavření smlouvy musí být zřejmé, že ta smluvní strana, která návrh činí, má v úmyslu uzavřít smlouvu s osobou, vůči níž nabídku činí.

Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně a písemná forma je nutná i pro změny pracovní smlouvy a odstoupení od ní. § 582 NOZ stanoví, že není-li právní jednání (pracovní smlouva) učiněno v písemné formě, kterou stanoví § 34 odst. 2 ZP, je tato smlouva neplatná. I občanský zákoník však umožňuje, aby smluvní strany nedostatek písemné formy dodatečně zhojily a tím vadu odstranily. Podle § 20 ZP se lze neplatnosti právního jednání u pracovní smlouvy dovolat, avšak pouze do té doby, než bylo započato s plněním. Neplatnosti z důvodu nedodržení formy se nelze dovolat u těch jednání, jimiž vzniká nebo se mění základní pracovněprávní vztah, tedy dovolání se neplatnosti není možné ani u pracovní smlouvy, jestliže zaměstnanec začal práci konat, a bylo tak započato s plněním, které je předmětem sjednané pracovní smlouvy. Pracovní poměr tak vznikne i na základě pracovní smlouvy, která nebyla sjednána písemně a pokud zaměstnanec podle dohodnutých pravidel začal práci konat a zaměstnavatel mu práci přiděloval, nemůže se ani jedna ze smluvních stran neplatnosti dovolat.

V pracovní smlouvě je zaměstnavatel povinen se zaměstnancem dohodnout tzv. nezbytné náležitosti, kterými jsou druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do práce.

Sjednaný druh práce vymezuje dispoziční pravomoci zaměstnavatele při přidělování práce podle pracovní smlouvy. Druh práce lze sjednat buď úzce, nebo v širším rozsahu. Lze také dohodnout dva nebo podle okolností i více druhů práce, například vzhledem k potřebě výkonu určitých prací pouze v menším rozsahu. Musí se jednat o práce druhově vymezené, nelze platně sjednat výkon prací bez jejich druhového určení. Zaměstnavatel může v pracovní náplni (popisu práce) blíže vymezit a konkretizovat pracovní činnosti, které je zaměstnanec povinen vykonávat v rámci sjednaného druhu práce.

Místo výkonu práce může být rovněž vymezeno úzce nebo širším způsobem. Zpravidla je místo výkonu práce vymezeno uvedením obce, ve které je sídlo zaměstnavatele nebo v níž má zaměstnavatel více organizačních jednotek, nebo je vymezeno v rámci obce konkrétněji, uvedením adresy, na níž je sídlo zaměstnavatele, popřípadě může být vymezeno i tak, že jím bude konkrétní pracoviště zaměstnavatele, nebo naopak podle povahy práce může být vymezeno tak, že jím bude i území širší než území obce. S vymezením místa výkonu práce souvisí případy přeložení zaměstnance a jeho vysílání na pracovní cesty.

Sjednání dne nástupu do práce je významné pro vznik pracovního poměru; tímto dnem vzniká pracovní poměr a začínají se realizovat práva a povinnosti vyplývající pro zaměstnance a zaměstnavatele z pracovního poměru. Ve sjednaný den nástupu do práce pracovní poměr vznikne, i kdyby zaměstnanec do práce nenastoupil. V pracovní smlouvě je možné dohodnout možnost odstoupení od ní, a přitom je nutné dohodnout i důvody odstoupení. Podle § 2001 NOZ lze od jakékoliv smlouvy odstoupit, ujednají-li si to strany, nebo stanoví-li tak zákon. Pro odstoupení od pracovní smlouvy se vyžaduje písemná forma. Není-li písemná forma dodržena, k odstoupení od pracovní smlouvy se nepřihlíží. Jedná se tak o zdánlivé jednání (§ 554 NOZ). Z pohledu NOZ se o žádné právní jednání nejedná, právní jednání je nicotné, neboli nulitní. Od 1. 1. 2014 tak při posuzování odstoupení od pracovní smlouvy, které nebylo učiněno ve formě, kterou zákon vyžaduje, tj. písemně, dochází ke změně v tom, že odstoupení od smlouvy při nedodržení písemné formy vůbec není, je tak pouze zdánlivé a žádné právní účinky nemá. Do 31. 12. 2013 se při nedodržení písemné formy, kterou zákon vyžadoval, považovalo odstoupení za neplatné, právní úkon existoval, nebyl však učiněn v souladu se zákonem. Na rozdíl od pracovní smlouvy jako dvoustranného právního jednání, však nelze nedostatek písemné formy u

 
Vyzkoušejte test!

Zkuste si vyplnit volně přístupný ukázkový test
Účetní uzávěrka a závěrka – test 2016.

Obsahuje 12 otázek, výběr a) - c), časový limit 12 minut, možnost opakovat a vylepšit si skóre.