dnes je 14.7.2020

Input:

Povinnosti při přijetí zaměstnance do pracovního poměru

4.6.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

201
Povinnosti při přijetí zaměstnance do pracovního poměru

Ing. Růžena Klímová, JUDr. Věra Bognárová

Osobní spis a jeho ochrana

Během trvání pracovního poměru shromažďuje zaměstnavatel o zaměstnanci velké množství informací důležitých pro vedení personální agendy a mzdové agendy. Řada z těchto informací se pomocí výpočetní techniky ukládá do osobního informačního systému zaměstnavatele, kde jsou průběžně aktualizovány a zároveň se v něm uchovávají. I přes existenci výpočetní techniky je ale třeba mnohé informace zdokumentovat a mít je uložené v písemné podobě. Z toho důvodu se vede pro každého zaměstnance tzv. osobní spis. Tomu odpovídá i znění zákoníku práce, který ve svém ustanovení § 312 odst. 1 ZP dává zaměstnavateli oprávnění (nikoliv povinnost) vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí přitom obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.

Osobní spis zakládá zaměstnavatel zaměstnanci před vznikem pracovního poměru (za předpokladu, že pracovní poměr skutečně vznikne) a vede ho po celou dobu jeho trvání (ukládá do něho veškeré změny a další doklady). Při skončení pracovního poměru (dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti) je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání podle § 313 ZP. Měl by mu vedle toho vydat rovněž ty písemnosti z osobního spisu, které není zaměstnavatel nadále oprávněn po skončení pracovního poměru archivovat na základě právních předpisů, ani je nepotřebuje na ochranu svých práv nebo právem chráněných zájmů (např. jako důkazní prostředek k případnému soudnímu sporu).

Žádný obecně závazný právní předpis zaměstnavateli neukládá povinnost vést osobní spisy zaměstnanců a neurčuje tedy ani jejich náležitosti. Různé právní předpisy ukládají zaměstnavateli vedení řady evidencí o zaměstnanci a praxe si tudíž existenci osobních spisů vyžádala.

Do osobního spisu se zakládají doklady, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu nebo nutné pro splnění povinností zaměstnavatele vyplývajících z příslušných právních předpisů (pracovněprávních, daňových, o sociálním zabezpečení, o důchodovém, nemocenském, sociálním či zdravotním pojištění, aj.), a dále doklady, které si zaměstnavatel sám stanoví pro účely personálního řízení. Při nakládání s osobními údaji obsaženými v osobním spisu je třeba důsledně dodržovat Nařízení EU č. 2016/679 známé pod zkratkou GDPR účinné od 25. 5. 2018.

Především z tohoto důvodu je nutné zvážit, zda bude potřeba vyžádat si od zaměstnance souhlas se zpracováním osobních údajů. Protože souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů musí být projevem svobodné vůle, nemůže být součástí smlouvy (pracovní) nebo dohody (o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti). Souhlas bude nutný vždy, pokud zaměstnavatel bude zpracovávat osobní údaje nad rámec zákonných povinností nebo se bude jednat o zpracování citlivých údajů, k nimž nelze najít oporu v právních předpisech nebo se bude jednat o delší archivační lhůtu, než je právním předpisem nařízena. Typicky se jedná o případy nelogicky krátké archivační lhůty u evidenčních listů důchodového pojištění, která je stanovena v délce 3 let po roce, jehož se záznam týká.

V předsmluvní fázi, kdy budoucí zaměstnavatel shromažďuje o budoucím zaměstnanci potřebné informace nutné pro výběr vhodného kandidáta pro danou funkci, je také nutné mít písemný souhlas se zpracováním osobních údajů uchazeče za účelem uzavření pracovněprávního vztahu.

Osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Subjekt údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Zvláštní kategorii osobních údajů dle GDPR představují osobní údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, zdravotním stavu a sexuální orientaci subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů; do této kategorie patří i biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů. V zákoně č. 101/2000 Sb. který bude zrušen s vydáním nového zákona o zpracování osobních údajů, se výše uvedené osobní údaje označují jako citlivé údaje, a za citlivý údaj je považován i údaj o národnosti.

S ohledem na povinnosti zpracovávat osobní údaje pravdivé je účelné zavázat zaměstnance v pracovní smlouvě, aby zaměstnavateli bez zbytečného průtahu oznamoval veškeré změny v údajích, které jsou rozhodné pro vznik, změny a zánik pracovněprávních nároků, pro nárok na dávky nemocenského pojištění, pro daň z příjmů ze závislé činnosti nebo pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Tento závazek lze vztáhnout i na změny ovlivňující způsobilost zaměstnance k vykonávané práci nebo ochranu zaměstnance, na skutečnost, že je zaměstnanec poživatelem důchodu nebo jím přestal být, popř. se stal osobou se zdravotním postižením nebo jí přestal být.

Před vznikem a při vzniku pracovního poměru se do osobního spisu zaměstnance zakládají především tyto doklady:

  • souhlas osoby ucházející se o zaměstnání se zpracováním osobních údajů,

  • žádost o přijetí do pracovního poměru podaná zájemcem o zaměstnání spolu s vyjádřením příslušného zástupce zaměstnavatele;

  • osobní dotazník zaměstnance, v němž je především nutné se zaměstnance písemně zeptat, má-li nějaké exekuční srážky (tato povinnost je nutná i v případě předložení zápočtového listu); tuto povinnost lze zajistit též prohlášením, má-li zaměstnanec nějaké exekuční srážky ke dni nástupu do zaměstnání,

  • potvrzení o zaměstnání vydané zaměstnanci jeho předcházejícím zaměstnavatelem (tzv. zápočtový list), popř. posudek o pracovní činnosti, pokud ho zaměstnavatel vyžaduje;

  • potvrzení od úřadu práce, pokud byl zaměstnanec zařazen do evidence uchazečů o zaměstnání před vznikem pracovního poměru, které obsahuje evidenci exekučních srážek;

  • doklady o dosaženém vzdělání (jde o fotokopie ověřené personalistou z originálů těchto dokumentů, popř. úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon);

  • výpis z Rejstříku trestů, pokud ho zaměstnavatel vyžaduje, popřípadě úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon;

  • osvědčení a prohlášení dle tzv. lustračního zákona v případech, kdy to zákon vyžaduje;

  • lékařský posudek vydaný na základě vstupní lékařské prohlídky, který prokazuje způsobilost budoucího zaměstnance vykonávat druh práce sjednaný v pracovní smlouvě; vstupní lékařskou prohlídku je nutné zajistit vždy před vznikem pracovního poměru. U dohod konaných mimo pracovní poměr se vstupní lékařská prohlídka vyžaduje pouze v případě, jedná-li se výkon činností, které jsou zařazeny mezi rizikové práce (kategorizace činností dle § 37 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví),

  • pracovní smlouva (nebo jmenovací dekret v případě, že pracovní poměr vznikl jmenováním);

  • informace o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru dle ustanovení § 37 ZP;

  • doklad o vstupní instruktáži z bezpečnosti a ochrany zdraví při práci;

  • doklad o instruktáži o osobních údajích zaměstnance a době jejich uložení u zaměstnavatele;

  • záznam o tom, že byl zaměstnanec seznámen s vnitřními předpisy zaměstnavatele a kolektivní smlouvou;

  • mzdový výměr (v případech stanovených v § 113 ZP) nebo dohoda o mzdě;

  • pracovní náplň, pokud ji zaměstnavatel zpracovává;

  • dohoda o pravidelném pracovišti pro účely cestovních náhrad musí být součástí pracovní smlouvy – viz § 34a ZP;

  • dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat podle § 252 ZP – pokud byly zaměstnanci svěřeny hodnoty podléhající vyúčtování, za které se považují hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu, s nimiž zaměstnanec má možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny;

  • dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí dle ustanovení § 255 ZP – zaměstnanec nese odpovědnost za ztrátu nástrojů, ochranných pracovních prostředků a jiných podobných věcí, které mu zaměstnavatel svěřil na písemné potvrzení. Věci, jejichž hodnota převyšuje 50 000 Kč, mohou být zaměstnanci svěřeny jen na základě dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí;

  • jakékoliv další písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, např. dohoda o srážce ze mzdy;

  • rozhodnutí o přiznání důchodu u pracujících důchodců, rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu, vdovského důchodu, vdoveckého důchodu, rozhodnutí o invaliditě, rozhodnutí o zdravotním znevýhodnění u osob se zdravotním postižením;

  • vyhláška o zahájení insolvenčního řízení zveřejněná v insolvenčním rejstříku, usnesení o úpadku nového zaměstnance, usnesení o konkurzu nebo usnesení o oddlužení schválením splátkového kalendáře.

Za trvání pracovního poměru se do osobního spisu zaměstnance zakládají průběžně především následující doklady:

  • dohody o změně obsahu pracovního poměru;

  • jmenovací a odvolávací dekrety;

  • změny v údajích obsažených v informaci o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru;

  • změny týkající se výše mzdy (nejčastěji další mzdové výměry);

  • hodnocení zaměstnance pro účely personálního řízení, pokud je u zaměstnavatele prováděno a není vedeno v rámci samostatné evidence;

  • další lékařské posudky prokazující způsobilost zaměstnance k výkonu sjednané práce (mimořádné prohlídky, následné prohlídky, periodické prohlídky, výstupní prohlídky);

  • upozornění zaměstnavatele na porušení povinnosti vyplývající pro zaměstnance z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci, popř. na neuspokojivé pracovní výsledky, s možností dání výpovědi dle ustanovení § 52 písm. f), g) ZP;

  • kvalifikační dohody uzavřené se zaměstnancem v souvislosti se zvyšováním, popř. prohlubováním kvalifikace dle ustanovení § 234 ZP;

  • souhlasy zaměstnavatele s výkonem jiné výdělečné činnosti zaměstnance podle ustanovení § 304 odst. 1 ZP;

  • dokumenty týkající se úpravy pracovní doby zaměstnance;

  • povolení pracovního volna bez náhrady mzdy;

  • doklady o ověřování znalostí předpisů k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci;

  • smlouvy o půjčkách ze sociálního fondu;

rozhodnutí o přiznání invalidity nebo rozhodnutí o osobě zdravotně znevýhodněné, nebo rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu.

V souvislosti se skončením pracovního poměru se do osobního spisu zakládají zejména tyto doklady:

  • doklad o rozvázání pracovního poměru;

  • doklad o vypořádání vzájemných pohledávek;

  • kopie vydaného potvrzení o zaměstnání, na kterém je podpis zaměstnance;

  • výstupní prohlídka, pokud je právním předpisem stanovena povinnost zajistit výstupní prohlídku, jinak na žádost zaměstnance;

  • potvrzení o výši vyměřovacích základů na sociální zabezpečení na žádost zaměstnance;

  • potvrzení o zdanitelných příjmech na žádost zaměstnance;

  • potvrzení o době nemocenského pojištění na žádost zaměstnance,

  • potvrzení o době důchodového pojištění na žádost zaměstnance,

  • doklad o tom, co bylo zaměstnanci vydáno při skončení pracovního poměru, a to s potvrzením o převzetí zaměstnancem.

Výčet výše uvedených dokladů není vyčerpávající. Zejména zaměstnavatelé s velkým počtem zaměstnanců si vedou některé evidence odděleně mimo osobní spisy zaměstnanců. V takovém případě je ovšem vhodné na ně v osobním spisu pro přehlednost odkázat.

Osobní spis zaměstnance slouží pouze pro interní potřebu zaměstnavatele. Zaměstnavatel proto odpovídá za manipulaci s osobními údaji v něm obsaženými. Je nutné dodržet především tyto zásady:

  • zpracovávat pouze přesné osobní údaje, které byly získány v souladu s GDPR;

  • je-li to nezbytné, údaje aktualizovat a nepotřebné vyřazovat;

  • shromažďovat jen osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění takového účelu;

  • uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování (po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovány pouze pro účely statistické, vědecké a pro účely archivnictví);

  • přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, jakož i k jinému zneužití (tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů).

Bez souhlasu zaměstnance lze zpracovávat pouze osobní údaje stanovené zákonnými předpisy nebo nutné pro plnění povinností zaměstnavatele vyplývajících z těchto předpisů. Zaměstnanci, kteří přicházejí u zaměstnavatele do styku s osobními údaji, jejichž zveřejnění by ohrozilo práva subjektu údajů na ochranu osobních údajů, jsou povinni vždy řádně zabezpečit osobní údaje před zneužitím, a jsou povinni zachovávat mlčenlivost. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení zaměstnání nebo příslušných činností.

Velice důležité je v této souvislosti právo nahlížet do osobního spisu. Toto právo zakotvuje ve svém ustanovení § 312 odst. 2, 3 ZP pro:

  • vedoucí zaměstnance, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni,

  • orgány inspekce práce,

  • Úřad práce České republiky,

  • Úřad pro ochranu osobních údajů,

  • soudy,

  • státní zástupce,

  • policejní orgán,

  • Národní bezpečnostní úřad,

  • zpravodajské služby a

  • zaměstnance samotného. Ten si může z osobního spisu činit výpisky a pořizovat stejnopisy dokladů v něm obsažených, to vše na náklady zaměstnavatele,