Ing. Jaroslav Trávníček, Ing. Jan Ambrož
V souladu se zněním § 6 odst. 1 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny dokládat skutečnosti, které jsou předmětem
účetnictví, účetními doklady. V Účetní záznam rozebíráme obecná
pravidla platná pro jejich vytvoření, průkaznost, opravy a jiné.
Účetní doklad je typickým účetním záznamem. Připomínáme, že mimo
účetní doklady se za účetní záznamy ještě považují např. účetní zápisy, účetní
knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Není náhodné, že je vyjmenován v § 4 odst. 11 ZoÚč na prvním místě.
NahoruCíl
Účetními doklady se zachycují skutečnosti, které jsou předmětem
účetnictví a tuto skutečnost označuje ZoÚč souhrnně jako "účetní
případy“.
Při nesplnění povinnosti vést řádné účetní záznamy (doklady) je
vážně narušena průkaznost účetnictví a účetní jednotce může být uložena sankce.
Po novele zákona o účetnictví od roku 2011 nově hovoříme o správních
deliktech podle § 37 a násl. ZoÚč.
Účetní jednotky jsou povinny provádět účetní zápisy průběžně v
účetním období po vyhotovení účetního dokladu, přičemž tyto účetní doklady musí
splňovat podmínky průkazného účetního záznamu ve smyslu ustanovení § 33a odst. 1 písm. a) až
c) ZoÚč.
NahoruTyp účetního dokladu
Vzhledem k tomu, že zákon o účetnictví nevymezuje jednotlivé typy
účetních dokladů ani jejich závaznou podobu, mohou vznikat problémy s určením,
zda jde či nejde o účetní doklad.
Účetní doklad tak není definován co do typu ani podoby žádným
legislativně-právním aktem a je výhradním právem a povinností účetní jednotky
rozhodnout v případě jednotlivých písemností o skutečnosti, zda jde o účetní
doklad či nikoliv. V praxi není jednoduché provést toto posouzení a
rozhodnutí.
Obecně lze konstatovat, že účetním dokladem může být každá originální písemnost, která má potřebné náležitosti stanovené zákonem o
účetnictví. Praxe není tak jednoduchá, neboť o skutečnosti, zda jde či nejede o
účetní doklad, rozhoduje nikoliv forma, ale obsah daného dokladu.
NahoruNáležitosti účetního dokladu
Podle § 11 ZoÚč jsou účetní doklady průkazné účetní záznamy (ve
smyslu ustanovení § 33a odst. 1 ZoÚč), které musí
obsahovat:
-
označení účetního dokladu,
-
obsah účetního případu a jeho účastníky,
-
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a
vyjádření množství,
-
okamžik vyhotovení účetního dokladu,
-
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem
podle písm. d),
-
podpisový záznam podle § 33a odst. 4 ZoÚč osoby odpovědné za
účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho
účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Dále platí, že
skutečnosti podle písm. b) a c) se mohou týkat více účetních případů.
Pak musí být jasná a zřejmá vazba mezi účetními doklady a účetními záznamy.
V těchto případech musí jak účetní doklad, tak i účetní záznam
obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi
účetním záznamem a účetním dokladem včetně souvisejících skutečností. Uvedení
identifikátoru na účetním záznamu a na účetním dokladu je povinností účetní
jednotky v případech, kdy účetní jednotka uplatní skutečnosti podle písm. a) až
f) či skutečnosti podle písm. b) a c) § 11 odst. 1 ZoÚč.
Podle vnitropodnikové směrnice zpracovává vybrané účetní doklady,
například vyúčtování služebních cest, pouze pověřená pracovnice personálního
oddělení. Podklady jsou připraveny různými odděleními, společným
identifikátorem je účetní záznam o služebních cestách za kalendářní čtvrtletí
obsahující mimo jiné "účastníky“ účetního případu. Za tuto skutečnost odpovídá
personální referát.
Logicky můžeme z výše uvedeného výkladu dovodit, že podpisový záznam
podle písm. f) může být společný pro více účetních dokladů.
NahoruPodpis
Účetní doklad musí být vždy opatřen podpisovým záznamem osoby
odpovědné za účetní případ a podpisovým záznamem osoby odpovědné za jeho
zaúčtování - více viz Účetní záznam.
Podpisový záznam osoby odpovědné za provedení účetního zápisu se
připojí v těch případech, kdy není shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné
za zaúčtování. Vše by mělo být zdokumentováno ve směrnici "Podpisový řád“ (bývá
součástí jiné normy: Oběh účetních odkladů).
Jeden a tentýž doklad může být u jedné účetní jednotky účetním
dokladem, zatímco u druhé účetní jednotky tvoří pouze přílohu účetního dokladu.
Navíc nelze přihlížet k formálním znakům daného dokladu, ale vždy se musí
vycházet z věcného obsahu.
NahoruOznačení účetního dokladu
Každý účetní doklad musí obsahovat označení účetního dokladu, tedy
název charakterizující typ účetního dokladu (např. faktura vydaná, příjmový
pokladní doklad, interní doklad apod.). Výjimku tvoří případy, kdy z obsahu
dokladu vyplývá, že jde o účetní doklad.
Zákon o účetnictví tak alternativně umožňuje účetní jednotce volbu -
buď z obsahu dokladu vyplývá jednoznačně charakter účetního dokladu a název
účetního dokladu již nemusí být duplicitně na dokladu uváděn, nebo z obsahu
dokladu není patrné, že jde o účetní doklad, a v takovémto případě pak musí
písemnost název účetního dokladu obsahovat.
NahoruObsah účetního případu a účastníci účetního případu
Logickým požadavkem je popis obsahu účetního případu, tak aby z
účetního dokladu jednoznačně vyplýval charakter účetní operace.
Problematičtějším požadavkem je označení účastníků daného účetního
případu. U externích účetních operací (např. na faktuře vydané či přijaté) není
problémem účastníky daného účetního případu identifikovat a je oprávněným
požadavkem zákona, aby tito účastníci byli uvedeni na účetním dokladu. Avšak v
případě interních dokladů lze jen stěží tuto povinnou podmínku dodržet.
Třeba při provádění řádných účetních odpisů je požadavek na
označení účastníků účetního případu zjevně nesmyslný a nerealizovatelný. Zákon
o účetnictví nečiní rozdíl mezi jednotlivými druhy účetních dokladů a dodržení
této podmínky vyžaduje pro všechny účetní doklady. Je otázkou, jak bude
posuzovat tuto absenci povinných náležitosti účetního dokladu v obdobných
případech správce daně.
NahoruDen D
Klíčové je stanovení "okamžiku“ uskutečnění účetního případu
a okamžiku vyhotovení účetního dokladu.
Nezbytnou součástí obsahu účetního dokladu je určení okamžiku
uskutečnění účetního případu. V některých případech může být totožný se dnem
vyhotovení účetního dokladu, ale v jiných případech tato shoda není, a ani
nemůže být dodržena. Chybou by tedy bylo zjednodušovat tuto problematiku a
chápat vždy den vyhotovení dokladu jako den uskutečnění účetního případu.
ZoÚč umožňuje prostřednictvím § 11 odst. 1 ztotožnit oba tyto
okamžiky pouze v případě, že okamžik uskutečnění účetního případu je shodný s
okamžikem vyhotovení účetního dokladu.
…
