901
Paušalizace a účetní aspekty cestovních náhrad
(určení podmínek pro výpočet paušálních částek pro jednotlivé
kategorie zaměstnanců, postup při stanovení paušálních náhrad, přezkoumání a
úprava paušálů při změně podmínek, prokazování stanovení paušálu pro účely
kontroly ze strany finančních úřadů)
NahoruPaušalizace cestovních náhrad
Paušalizací cestovních náhrad lze dosáhnout výrazného zjednodušení
administrativních prací při zjišťování a vypořádávání cestovních náhrad se
zaměstnanci, kteří s určitou pravidelností uskutečňují pracovní cesty za
podobných podmínek do stejných míst, tj. na přibližně stejnou dobu, obdobným
dopravním prostředkem apod. Postup při paušalizaci těchto náhrad upravuje
ustanovení § 182 zákoníku práce. Formou paušálu je
možno stanovit náhrady za všechny anebo vybrané druhy cestovních náhrad,
za všechny opakující se cesty anebo jen za cesty do určitých míst, za tuzemské
pracovní cesty i za pracovní cesty zahraniční.
Jedním z nejvhodnějších a nejjednodušších případů paušalizace je
poskytování náhrad jízdních výdajů formou měsíčního paušálu pracovnicím
podatelny za cesty na poštu (pro došlou poštu a s odesílanou poštou), za cesty
pokladní do banky k vyzvednutí hotovosti pro doplnění pokladny apod. Jde o
opakované pracovní cesty do stejného místa, stejným dopravním prostředkem, za
stejných podmínek. Jinou skupinou osob, u kterých je paušalizace cestovních
náhrad vhodná, jsou např. obchodní zástupci (dealeři), řidiči nákladních
vozidel vč. mezinárodní kamionové dopravy, pracovníci kontrolních útvarů a
další zaměstnanci, kteří často konají pracovní cesty do stejných míst, v jedné
obci nebo i širším území.
Po stanovení správné výše paušálu a jeho vyplácení zaměstnanci již není
potřeba provádět za každou pracovní cestu vyúčtování cestovních náhrad, neboť
zcela postačuje např. vhodný záznam v evidenci docházky, ze kterého je zřejmé,
kam a kdy příslušný zaměstnanec odešel (odjel) a kdy se vrátil.
Paušální částku může podle § 182 zákoníku práce zaměstnavatel
stanovit (nebo sjednat) jako měsíční nebo denní náhradu.
Rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad (vybraného druhu cestovních náhrad)
musí být provedeno písemnou formou (vnitřní předpis, rozhodnutí, dohoda)
tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě profesních
skupin apod.) se paušalizace týká, při jakých pracovních cestách (do kterých
míst) a za jakých podmínek konaných (např. druh dopravního prostředku, způsob
ubytování), které druhy cestovních náhrad paušál obsahuje, zda jde o denní nebo
měsíční paušální náhradu, jak bude paušální částka krácena při nepřítomnosti
zaměstnance v práci (dovolená, nemocenská apod.) a jak bude jeho vyplácení
příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při
vyúčtování mzdy apod.) prováděno.
Z ustanovení § 182 zákoníku práce je zřejmé, že při stanovení výše paušálu se vychází z průměrných podmínek konání
příslušných cest, za které bude paušální náhrada poskytována, ze skutečné výše
již vyplacených cestovních náhrad a příp. také z předpokládaných průměrných
náhrad v dalším období. Výši paušálu tedy zaměstnavatel nemůže odhadnout či jen
dohodnout, ale musí k jeho stanovení použít již skutečně vyplacené cestovní
náhrady z pracovních cest, které chce v dalším období zaměstnanci nebo
skupině zaměstnanců formou paušálu poskytovat. Tuto skutečnou výši vyplacených
cestovních náhrad může případně doplnit nebo upravit o předpokládané budoucí
průměrné výdaje. Musí přitom vždy jít o dostatečně velkou skupinu
homogenních hodnot, protože jinak by zjištěný průměr nebyl použitelný.
Při stanovení výše měsíčního nebo denního paušálu za jeden nebo
více druhů cestovních náhrad, je tak nutno vycházet vždy ze stejnorodých
podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, tj. údajů:
-
týkajících se příslušného zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců,
-
časově, prostorově a věcně souvisejících,
-
zjištěných za dostatečně dlouhou dobu a obdobných podmínek,
-
očištěných o extrémní hodnoty.
Způsob stanovení výše paušálních částek vč. dokladů, které k tomu
použil, musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit)
zaměstnanci a příp. i kontrolnímu orgánu.
Zaměstnavatel by měl vždy za určité období stanovený paušál
přezkoumat, tzn. ověřit, zda nedošlo ke změně podmínek, za kterých bylo o
paušalizaci rozhodnuto a výše paušálu stanovena. Pokud se podmínky změnily, měl
by rozhodnutí upravit tak, aby paušál odpovídal nové situaci. Ke změně paušálu
by tak mělo dojít např. vždy, dojde-li ke změně místa, kam je příslušný
zaměstnanec (zaměstnanci) vysílán na pracovní cesty, ke změně používaného
dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních
cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.
Protože v zásadě vždy jde v konečném důsledku o daně, je vhodné, aby toto
přezkoumání bylo provedeno alespoň jednou za zdaňovací období, nejlépe na
počátku roku.
Jakkoliv je používání paušálu administrativně výhodné, neznamená to, že
…